Как управлять проектами легко и быстро

Электронная почта для организации работы команды ушла в прошлое. Ведь как это делали раньше, да и делает ещё кто-то:

  • Набирали команду
  • Обменивались почтой или другими контактами, например, у кого-то скайп, у других Viber или социальные сети
  • Руководитель пишет письмо с заданием
  • Исполнители переписываются между собой
  • В почте неразбериха и много писем, как по делу, так и болтовня
  • Нет понятия о том, кто что делает и что должен делать
  • Каждый ведёт отдельный учёт, например, в Excel-файле, или имеются какие-то документы в общем доступе, но работа с ними всё равно хаотична.

В итоге задача выполняется, но на это тратится больше времени, возникает много ошибок, усложняется проект менеджмент. А это всё деньги. И если небольшие проекты ещё как-то могут такое простить, то при большом количестве вовлечённых исполнителей, растёт вероятность хаоса.

Я и сам это пережил, когда уже при десятке человек, уходят дни просто чтобы немного организовать работу, привести действия, так сказать, к общему знаменателю. Иногда к проекту просто теряется интерес и всё сходит на нет.

Конечно, уже давно существуют всякие программы и интернет-сервисы для управления проектами или упрощения совместной работы. Минусы их использования одни: каждого обучить пользоваться, заплатить за лицензию. В принципе и всё, дальше можно расслабиться и спокойно работать.

Удобная и эффективная система управления проектами Wrike

В этой статье хочу познакомить с одним интересным онлайн-сервисом для полноценного управления проектами любого масштаба – Wrike. Чтобы было понятно, что это вообще такое и с чем его едят, покажу сначала в общих чертах:

  • Есть интуитивно понятный веб-интерфейс, наподобие почты гугла, только другие возможности
  • Добавляются сотрудники
  • Создаётся проект
  • В проекте создаются задачи->подзадачи и назначаются ответственные люди
  • Задачи имеют сроки и статусы выполнения
  • Видится общая картина кто/что должен делать/делает
  • Управление коммуникациями проекта становится прозрачным

Думаю, картина стала яснее. Только каждый этап продуман до мелочей, можно сделать всё, что приходит в голову. Сервис отлично подходит для разработчиков программных продуктов, профессиональных маркетологов, руководителей бизнеса любого масштаба, управленцев, маркетинговых агентств и, конечно же, менеджеров проектов.

На примере создания нового проекта

В арсенале сервиса есть достаточно подробная справка и видео-уроки. Не обошлось и без мастера, аля «первые шаги», с помощью которого сразу становится понятно куда начинать кликать мышкой) Поэтому мелкие детали расписывать не буду.

Итак, давайте создадим простой проект «Разработка сайта». Нам понадобятся дизайнер, вебмастер, автор статей и «раскрутчик». Чтобы появился новый работник, ему сначала высылается приглашение на email. Затем можно распределить всех по группам. Я создал четыре группы:

Пользователи

Теперь создадим проект «Разработка сайта» и первую задачу дизайнеру:

Новый проект

На скриншоте видно, что поставлена задача «Спроектировать дизайн» для Геннадия, со сроками выполнения 6 дней и приложен один файл с техническим заданием. При желании, можно добавить свои поля к заданию, например, «Бюджет».

Отлично, но для работы сайта нужно, чтобы верстальщик на основе дизайна написал код. Окей, напряжём теперь Виктора)

Зависимости задач

Как видите, я добавил зависимость: вёрстка возможна, только когда будет готов дизайн. Потом изменил конечную дату, дедлайн 7 дней. Во время работы эти товарищи могут переписываться и меняться файлами прямо в окне задачи. Кстати, все сообщения дублируются на почту, а отвечать можно как в проекте, так и просто на само письмо. При этом сообщение появится и в проекте.

Статьи начинать писать можно сразу, поэтому создадим такое задание для Оксаны. И в задании будет подзадача «Опубликовать статьи», зависимое от окончания вёрстки сайта.

Подзадача

Справились, ничего сложного. Дальше сделаем такую штуку – запросы. Это заранее подготовленные формы для составления конкретного задания. Такая форма полезна, чтобы указать все необходимые детали и ничего лишнего. Сделаем запрос на написание новой статьи для Оксаны:

Форма запроса

В этой форме есть два обязательных поля: тема для материала и объём текста, который нужно выбрать из выпадающего списка. Здесь всё на английском, но это потому что проект пришёл к нам из Европы и ещё не всё перевели на сегодняшний день. Думаю, когда вы будете работать, всё уже станет на русском.

Вот так выглядит заполнение и отправка запроса:

Отправить запрос

При этом у Оксаны появится новая задача и придёт письмо на почту.

В завершение осталось создать задачу для Семёна, здесь уже ничего нового, привязка к подзадаче публикации статей:

Завершение проекта

Вид со стороны исполнителя

Проект создали, а что же там видят работники? Ну давайте посмотрим, что там творится у Оксаны:

Выполнение задачи

В папку «Входящие» попали все назначенные ей задания. После завершения работы можно выбрать её статус, например, «Completed» (завершено). Кстати, можно самим напридумывать названия статусов, типа, «Редактирование». Также Оксана может нажать запись времени, которое она тратит на выполнение. Общую картину по управлению проектом можно увидеть в настраиваемых отчётах.

Какие плюшки есть у Wrike

Мы создали самый простой проект, и, думаю, уже понятно, что всем этим очень удобно управлять, а полный функционал очень богат. Я собрал список из интересных фактов и возможностей системы:

  • Продуктом пользуются такие компании как PayPal, Ecco, At&t, Amazon, MTV и другие
  • Разграничение доступа к информации между пользователями и группами
  • Отчёты по рабочему времени и эффективности сотрудников: временная шкала (диаграмма Гранта), графики производительности, сравнение ожиданий и реальности
  • Автоматическое изменение сроков всех задач и подзадач, при сдвиге одной из них
  • Интеграция с сервисами и программами Google Drive, OneDrive, Dropbox, Microsoft Office и другими
  • Приложения для Android, iOS и других платформ
  • Расширение для Google Chrome
  • Интеграция с Active Directory для синхронизации пользователей
  • Масса других дополнительных расширений и свой API
  • Многофакторная авторизация для безопасного входа
  • Бесплатный тестовый период с полным функционалом
  • Согласно отзывам сотрудников о компании Wrike, компания применяет инновационные подходы в области управления проектами для регулярного обновления продукта

Да всего я и не перечислю, всё есть на сайте компании.