Как CRM поможет увеличить эффективность бизнес-процессов на предприятии

Системы документооборота широко применяются на русскоязычных предприятиях, где-то больше, где-то меньше. Но далеко не все руководители имеют представление насколько можно уменьшить хаос внутреннего взаимодействия, и, тем самым, увеличить эффективность выстраивания бизнес-процессов.

На многих предприятиях система документооборота (CRM) ограничивается базой данных документов, типа 1С, а для внутренней переписки используется электронная почта. Но сфера CRM активно развивается и на рынке есть настоящие «комбайны», способные оцифровать все внутренние цепочки. В этой статье рассмотрим систему документооборота Этлас-софт.

CRM имеет две версии: обычная для организации порядка с документами «Электронный архив ЭТЛАС» и полный набор функционала, о котором пойдёт речь ниже, «Документооборот ЭТЛАС». Вы можете скачать ДЕМО-версию обоих CRM на официальном сайте atlas-soft.ru.

Контролирование процессов

Ключевая особенность системы в том, что она позволяет выстроить цепочку (процесс) и даёт наглядное представление о ходе выполнения задачи.

Создание процесса

Например, есть процесс «производство станка». В процессе участвуют специалисты на разных уровнях производства: от проектировщика до начальника цеха. Участников процесса может быть больше десяти и у каждого свои обязанности и сроки, причём каждый последующий этап может быть невозможен без окончания предыдущего. Например, нельзя приступить к расчёту сметы, когда даже не готов чертёж.

Этлас-софт позволяет обозначить каждый этап разработки, закрепить за ним сотрудников и следить за работой в реальном времени. И если сроки выполнения затягиваются, то сразу станет видно где узкое звено. При этом в цепочку включаются все необходимые документы организации с их подтверждениями, комментариями и доработками. Без подписи документа ответственным лицом, дальше дело не пойдёт. Всё отражено в системе, для этого и нужна CRM.

Обработка документа

Без цифрового документооборота с чётко прописанными бизнес-процессами может начаться полная каша. Контроль по электронной почте допустим при небольшом количестве участников, например до 3-5 человек, в зависимости от сложности процесса. Но письма теряются, неправильно сортируются, пропускаются, и если на раннем этапе произошла ошибка, то дальнейшее продвижение проекта может столкнуться с проблемой отката назад на дни, и даже на недели!

CRM-системы, типа Этлас-софт, призваны всё систематизировать и свести вероятность ошибки к минимуму. Такая автоматизация бизнес-процессов даёт возможность быстрого принятия решений, т.к. новые документы и комментарии мгновенно рассылаются участникам процесса, без возможности пропустить уведомления.

Создание рассылки

Документооборот

Учёт документов, собственно – это основное предназначение CRM. В этом плане от системы требуется:

  1. Создание цифровых документов Новый документ
  2. Движение документов (документооборот)
  3. Архив документов

Это плюс/минус обеспечивают все системы, и здесь на первый план выходит интуитивно-понятный интерфейс для пользователя. Согласитесь, если система призвана навести порядок в компьютерном документообороте организации, то какой в ней смысл, если сотрудники будут делать ошибки, работая с ней? Всему научили, но документы создаются, сопровождаются и закрываются с ошибками, знакомо? 😊

В этом плане разработчики славно постарались и им таки удалось увеличить скорость создания документов, благодаря оптическому распознаванию атрибутов документов, а также возможности скоростного поточного ввода. Это означает, что вы можете настроить систему на работу со сканером (с поддержкой TWAIN). В сканер можно беспрерывно подавать печатные документы, заранее установленного образца, а CRM их распознает и оформит в документы.

CRM Этлас-софт имеет исчерпывающие возможности «из коробки», такие как:

  • Модули по работе с договорами;
  • Модуль «Номенклатура» позволяет хранить в системе ссылки на реальное расположение оригиналов документов;
  • Регистрация обращений клиентов, в т.ч. жалобы и пожелания;
  • Модуль по управлению взаимоотношениями с контрагентами позволяет устанавливать связи между контрагентами и документами в системе;
  • Настраиваемые правила для автоматизации нумерации (нумераторы позволяют использовать разные атрибуты карточки документов и их комбинации);
  • Автоматизированное именование и размещение объектов системы без участия пользователя, в зависимости от их атрибутов;
  • Интеграция со сторонними разработками через экспорт и импорт в формате XML, позволит организовать обмен с 1С и другими CRM, а также автоматизировать запуск пользовательских скриптов на сервере.

Подгонка системы под себя

Купили 1С, а она «не такая», нужно адаптировать конфигурацию под своё предприятие, даже если уже есть готовая сборка под вашу «тематику», — с такой проблемой сталкивается каждый руководитель, и это большая головная боль. Программисты автоматизированных систем документооборота «поймали с неба звезду» и просят какие-то непонятные деньги буквально за каждый «чих». Слава Богу, эти времена проходят, и современная CRM-система для людей должна позволять настраивать конфигурацию без навыков программирования.

В системе Этлас-софт на славу потрудились над лёгкостью адаптации под любые сферы деятельности. Это получилось сделать благодаря большому количеству графических конструкторов, а от пользователя достаточно лишь владения компьютером на уровне Excel и Word!

Администрирование CRM

Фишки Этлас-софт

Было бы странно, если бы современная система документооборота имела чётки требования к операционной системе в век, когда даже в одном офисе могут использоваться несколько операционных систем. Этлас-софт работает не только в любой версии ОС Windows, но также на Linux, Apple MacOS, iOS и Google Android через веб-клиент.

Для CRM не нужно мощное железо клиентов и сервера. При программировании использовались последние достижения в области оптимизации использования ресурсов железа, т.к. система свежая.

По безопасности всё хорошо, вплоть до того, что можно ограничить вход в систему только по USB-ключу. Т.е., только сотрудник с «железным» USB-брелоком сможет войти в систему. Я уже не говорю про встроенную защиту от DDoS атак и подбора логина и пароля по словарю.

Успехов при выборе оптимальной «срмки» для вашей фирмы!

Что такое CRM системы: зачем нужны и их принципы работы

Когда бизнес начинает развиваться, звонков и писем от клиентов всё больше, а ассортимент расширяется, удержать всю информацию в голове и контролировать все процессы работы становится просто невозможно. Поэтому, работа с CRM системой будет незаменимой в решении рабочих задач и взаимоотношением с клиентами.

Вообще, разработчики CRM очень грамотно назвали эту систему. В переводе, аббревиатура CRM – это C- Customer (клиент), R- Relationship (отношения), M-Management (менеджмент).

Говоря простыми словами CRM система — это система управления взаимодействием с клиентами. Но не нужно бояться такого, на первый взгляд непонятного и сложного названия. На самом деле CRM достаточно проста в использовании. Какую бы идею для бизнеса в 2019 году Вы не выбрали, CRM система поможет обрабатывать заявки, снизит издержки и даже повлияет на увеличение прибыли.

Как работает CRM: процессы?

Работа CRM системы заключается в том, чтобы помогать пользователю грамотно структурировать процессы в бизнесе. Но, стоит сказать, что пользоваться ей тоже нужно уметь. Сама система напоминает таблицу в Excel, но при нажатии на имя клиента открывается карточка с историей работы с ним, начиная с первого звонка или письма.

Система автоматически откроет данные клиента, если он свяжется с Вами. Так же CRM будет уведомлять клиента о статусе заказа SMS-сообщением, что сэкономит и его и Ваше время. В отличие от поискового продвижения сайта SEO которое нужно заказывать у специалиста и постоянно следить за процессом, в CRM системе работа менеджера сводится к минимуму, так как все задачи и процессы практически полностью автоматизированы, поэтому вероятность ошибок и недочётов очень мала.

Что такое CRM системы: зачем нужны и их принципы работы

Оформление документов, отчётов, формирование статистики и постоянные обновления сделок система берёт на себя. Так образом руководителю легче следить за работой компании и менеджеров.

CRM системы для малого бизнеса

Существует большое количество CRM систем для малого бизнеса. Мы сделаем обзор лучшие CRM для малого и среднего бизнеса, исходя из отзывов предпринимателей, которые ими пользуются.

Мегаплан. Современная и многофункциональная CRM система для малого и среднего бизнеса. Позволяет контролировать процессы сделок, управлять сотрудниками и работать удалённо. Вы самостоятельно можете задавать правила ведения отчётов и сделок, а так же переходы по статусами. Тем самым Вы создадите своеобразный регламент для сотрудников и сможете легче следить за качеством их работы.

Так же недавно вышла обновлённая версия мобильного приложения «Мегаплан». Разработчики сделали интерфейс удобным и повысили скорость работы приложения. В приложении можно вести чат с сотрудниками, отслеживать задачи и контролировать сделки. Так же есть удобный раздел для диалога с клиентами.

Что такое CRM системы: зачем нужны и их принципы работы

Простой бизнес. Сервис позволяет автоматизировать процессы управления организацией и упростит коллективную работу. Программу «Простой бизнес» можно назвать корпоративной, так как здесь более развита функция общения с коллегами: видео, аудио и телефонные чаты и конференции помогут следить за работой менеджеров и высчитывать ключевые показатели эффективности простыми словами KPI работы каждого сотрудника. Для полноты работы сервис добавил такие новшества, как кассовую книгу, графики статистики и таргетинговые рассылки.

Как и у предыдущей CRM системы, у сервиса «Простой бизнес» тоже есть мобильное приложение. Простота использования, понятный интерфейс – всё это заложено в этом приложении, и уже на картинке видно, что особое внимание уделено общению.

Что такое CRM системы: зачем нужны и их принципы работы

WireCRM. Считается одной из самый простых CRMдля малого бизнеса. Оснащена стандартным пакетом функций, как и предыдущие перечисленные, но огромное преимущество данной CRM в том, что она интегрирует практически со всеми популярными компаниям, которые каким-либо образом связаны с бизнесом. WireCRM интегрирует такие сервисы как:

  • Sipuni – позволяет принимать звонки и отслеживать исходящие входящие и пропущенные вызовы;
  • Скорозвон – программа для «холодных» звонков;
  • АТС Дом.ru Бизнес – позволяет записывать и прослушивать записи разговоров и автоматически заполнять карточку клиента;
  • Инстаграмм –ведётся деятельность в соц. Сети, не покидая CRM;
  • Яндекс.Телефония – позволяет работать со звонками и карточками клиента, сортировать звонки;
  • Мегафон – позволяет совершать звонки, нажав на номер клиента в CRM;
  • Интеграция с сайтом – в CRM будет так же занесён Ваш сайт, и если клиенты будут писать на него, то CRM это «увидит» и уведомит Вас;
Что такое CRM системы: зачем нужны и их принципы работы

Ещё одна важная особенность WireCRM – в системе появились чек-листы. Теперь можно проводить аудит эффективности платного продвижения сайта в Яндексе или любой другой деятельности компании, не собирая при этом из разных ресурсов показатели, а просто зайти на вкладку «Чек-лист» и указать нужные параметры или условия, и получить подробный анализ.

Заключение

В заключении стоит добавить, что мы перечислили лишь несколько CRM систем, которые, на наш взгляд являются самыми оптимальными и удобными для ведения малого и среднего бизнеса. Конечно, мнения разные, отзывы клиентов тоже разные. CRM подбирается индивидуально исходя из того, что Вы ждёте от работы системы.