Как CRM поможет увеличить эффективность бизнес-процессов на предприятии
Системы документооборота широко применяются на русскоязычных предприятиях, где-то больше, где-то меньше. Но далеко не все руководители имеют представление насколько можно уменьшить хаос внутреннего взаимодействия, и, тем самым, увеличить эффективность выстраивания бизнес-процессов.
На многих предприятиях система документооборота (CRM) ограничивается базой данных документов, типа 1С, а для внутренней переписки используется электронная почта. Но сфера CRM активно развивается и на рынке есть настоящие «комбайны», способные оцифровать все внутренние цепочки. В этой статье рассмотрим систему документооборота Этлас-софт.
CRM имеет две версии: обычная для организации порядка с документами «Электронный архив ЭТЛАС» и полный набор функционала, о котором пойдёт речь ниже, «Документооборот ЭТЛАС». Вы можете скачать ДЕМО-версию обоих CRM на официальном сайте atlas-soft.ru.
Контролирование процессов
Ключевая особенность системы в том, что она позволяет выстроить цепочку (процесс) и даёт наглядное представление о ходе выполнения задачи.
Например, есть процесс «производство станка». В процессе участвуют специалисты на разных уровнях производства: от проектировщика до начальника цеха. Участников процесса может быть больше десяти и у каждого свои обязанности и сроки, причём каждый последующий этап может быть невозможен без окончания предыдущего. Например, нельзя приступить к расчёту сметы, когда даже не готов чертёж.
Этлас-софт позволяет обозначить каждый этап разработки, закрепить за ним сотрудников и следить за работой в реальном времени. И если сроки выполнения затягиваются, то сразу станет видно где узкое звено. При этом в цепочку включаются все необходимые документы организации с их подтверждениями, комментариями и доработками. Без подписи документа ответственным лицом, дальше дело не пойдёт. Всё отражено в системе, для этого и нужна CRM.
Без цифрового документооборота с чётко прописанными бизнес-процессами может начаться полная каша. Контроль по электронной почте допустим при небольшом количестве участников, например до 3-5 человек, в зависимости от сложности процесса. Но письма теряются, неправильно сортируются, пропускаются, и если на раннем этапе произошла ошибка, то дальнейшее продвижение проекта может столкнуться с проблемой отката назад на дни, и даже на недели!
CRM-системы, типа Этлас-софт, призваны всё систематизировать и свести вероятность ошибки к минимуму. Такая автоматизация бизнес-процессов даёт возможность быстрого принятия решений, т.к. новые документы и комментарии мгновенно рассылаются участникам процесса, без возможности пропустить уведомления.
Документооборот
Учёт документов, собственно – это основное предназначение CRM. В этом плане от системы требуется:
- Создание цифровых документов
- Движение документов (документооборот)
- Архив документов
Это плюс/минус обеспечивают все системы, и здесь на первый план выходит интуитивно-понятный интерфейс для пользователя. Согласитесь, если система призвана навести порядок в компьютерном документообороте организации, то какой в ней смысл, если сотрудники будут делать ошибки, работая с ней? Всему научили, но документы создаются, сопровождаются и закрываются с ошибками, знакомо? 😊
В этом плане разработчики славно постарались и им таки удалось увеличить скорость создания документов, благодаря оптическому распознаванию атрибутов документов, а также возможности скоростного поточного ввода. Это означает, что вы можете настроить систему на работу со сканером (с поддержкой TWAIN). В сканер можно беспрерывно подавать печатные документы, заранее установленного образца, а CRM их распознает и оформит в документы.
CRM Этлас-софт имеет исчерпывающие возможности «из коробки», такие как:
- Модули по работе с договорами;
- Модуль «Номенклатура» позволяет хранить в системе ссылки на реальное расположение оригиналов документов;
- Регистрация обращений клиентов, в т.ч. жалобы и пожелания;
- Модуль по управлению взаимоотношениями с контрагентами позволяет устанавливать связи между контрагентами и документами в системе;
- Настраиваемые правила для автоматизации нумерации (нумераторы позволяют использовать разные атрибуты карточки документов и их комбинации);
- Автоматизированное именование и размещение объектов системы без участия пользователя, в зависимости от их атрибутов;
- Интеграция со сторонними разработками через экспорт и импорт в формате XML, позволит организовать обмен с 1С и другими CRM, а также автоматизировать запуск пользовательских скриптов на сервере.
Подгонка системы под себя
Купили 1С, а она «не такая», нужно адаптировать конфигурацию под своё предприятие, даже если уже есть готовая сборка под вашу «тематику», — с такой проблемой сталкивается каждый руководитель, и это большая головная боль. Программисты автоматизированных систем документооборота «поймали с неба звезду» и просят какие-то непонятные деньги буквально за каждый «чих». Слава Богу, эти времена проходят, и современная CRM-система для людей должна позволять настраивать конфигурацию без навыков программирования.
В системе Этлас-софт на славу потрудились над лёгкостью адаптации под любые сферы деятельности. Это получилось сделать благодаря большому количеству графических конструкторов, а от пользователя достаточно лишь владения компьютером на уровне Excel и Word!
Фишки Этлас-софт
Было бы странно, если бы современная система документооборота имела чётки требования к операционной системе в век, когда даже в одном офисе могут использоваться несколько операционных систем. Этлас-софт работает не только в любой версии ОС Windows, но также на Linux, Apple MacOS, iOS и Google Android через веб-клиент.
Для CRM не нужно мощное железо клиентов и сервера. При программировании использовались последние достижения в области оптимизации использования ресурсов железа, т.к. система свежая.
По безопасности всё хорошо, вплоть до того, что можно ограничить вход в систему только по USB-ключу. Т.е., только сотрудник с «железным» USB-брелоком сможет войти в систему. Я уже не говорю про встроенную защиту от DDoS атак и подбора логина и пароля по словарю.
Успехов при выборе оптимальной «срмки» для вашей фирмы!