Как управлять проектами легко и быстро

Электронная почта для организации работы команды ушла в прошлое. Ведь как это делали раньше, да и делает ещё кто-то:

  • Набирали команду
  • Обменивались почтой или другими контактами, например, у кого-то скайп, у других Viber или социальные сети
  • Руководитель пишет письмо с заданием
  • Исполнители переписываются между собой
  • В почте неразбериха и много писем, как по делу, так и болтовня
  • Нет понятия о том, кто что делает и чем должен заниматься
  • Каждый ведёт отдельный учёт, например, в Excel-файле, или имеются какие-то документы в общем доступе, но работа с ними всё равно хаотична.

В итоге задача выполняется, но на это тратится больше времени, возникает много ошибок, усложняется проект менеджмент. А это всё деньги. И если небольшие проекты ещё как-то могут такое простить, то при большом количестве вовлечённых исполнителей, растёт вероятность хаоса.

Я и сам это пережил, когда уже при десятке человек, уходят дни просто чтобы немного организовать работу, привести действия, к общему знаменателю. Иногда к проекту просто теряется интерес и всё сходит на нет.

Конечно, уже давно существуют всякие программы и интернет-сервисы для управления проектами или упрощения совместной работы. Минусы их использования одни: каждого обучить пользоваться, заплатить за лицензию. В принципе и всё, дальше можно расслабиться и спокойно работать.

Удобная и эффективная система управления проектами Wrike

Хочу познакомить с одним интересным онлайн-сервисом для полноценной работы с задачами любого масштаба – Wrike. Чтобы было понятно, что это вообще такое и с чем его едят, покажу сначала в общих чертах:

  • Есть интуитивно понятный веб-интерфейс, наподобие почты гугла, только другие возможности
  • Добавляются сотрудники
  • Создаётся проект
  • Создаются задачи->подзадачи и назначаются ответственные люди
  • Задачи имеют сроки и статусы выполнения
  • Видится общая картина кто/что должен делать/делает
  • Управление коммуникациями проекта становится прозрачным

Думаю, картина стала яснее. Только каждый этап продуман до мелочей, можно сделать всё, что приходит в голову. Сервис отлично подходит для разработчиков программных продуктов, профессиональных маркетологов, руководителей бизнеса любого масштаба, управленцев, маркетинговых агентств и, конечно же, менеджеров проектов.

На примере создания нового проекта

В арсенале сервиса есть достаточно подробная справка и видео-уроки. Не обошлось и без мастера, аля «первые шаги», с помощью которого сразу становится понятно куда начинать кликать мышкой) Поэтому мелкие детали расписывать не буду.

Итак, давайте создадим простой проект «Разработка сайта». Нам понадобятся дизайнер, вебмастер, автор статей и «раскрутчик». Чтобы появился новый работник, ему сначала высылается приглашение на email. Распределим всех по группам. Я создал четыре группы:

Пользователи

Теперь создадим проект «Разработка сайта» и первую задачу дизайнеру:

Новый проект

На скриншоте видно, что поставлена задача «Спроектировать дизайн» для Геннадия, со сроками выполнения 6 дней и приложен один файл с техническим заданием. При желании, можно добавить свои поля к заданию, например, «Бюджет».

Отлично, но для работы сайта нужно, чтобы верстальщик на основе дизайна написал код. Окей, напряжём теперь Виктора)

Зависимости задач

Как видите, я добавил зависимость: вёрстка возможна, только когда будет готов дизайн. Потом изменил конечную дату, дедлайн 7 дней. Во время работы эти товарищи могут переписываться и меняться файлами прямо в окне задачи. Кстати, все сообщения дублируются на почту, а отвечать можно как в проекте, так и просто на само письмо. При этом сообщение появится и в проекте.

Статьи начинать писать можно сразу, поэтому создадим такое задание для Оксаны. И в задании будет подзадача «Опубликовать статьи», зависимое от окончания вёрстки сайта.

Подзадача

Справились, ничего сложного. Дальше сделаем такую штуку – запросы. Это заранее подготовленные формы для составления конкретного задания. Такая форма полезна, чтобы указать все необходимые детали и ничего лишнего. Сделаем запрос на написание новой статьи для Оксаны:

Форма запроса

В форме есть два обязательных поля: тема для материала и объём текста, который нужно выбрать из выпадающего списка. Здесь всё на английском, потому что проект пришёл к нам из Европы и ещё не всё перевели на сегодняшний день. Думаю, когда вы будете работать, всё уже станет на русском.

Вот так выглядит заполнение и отправка запроса:

Отправить запрос

У Оксаны появится новая задача и придёт письмо на почту.

В завершение осталось создать задачу для Семёна, здесь уже ничего нового, привязка к подзадаче публикации статей:

Завершение проекта

Вид со стороны исполнителя

Проект создали, а что же там видят работники? Ну давайте посмотрим, что там творится у Оксаны:

Выполнение задачи

В папку «Входящие» попали все назначенные ей задания. После завершения работы можно выбрать её статус, например, «Completed» (завершено). Можно самим напридумывать названия статусов, типа, «Редактирование». Также Оксана может нажать запись времени, которое она тратит на выполнение. Общую картину по статусу проекта видно в настраиваемых отчётах.

Какие плюшки есть у Wrike

Мы создали самый простой проект. Всем этим очень удобно управлять, а полный функционал очень богат. Я собрал список из интересных фактов и возможностей системы:

  • Продуктом пользуются такие компании как PayPal, Ecco, At&t, Amazon, MTV и другие
  • Разграничение доступа к информации между пользователями и группами
  • Отчёты по рабочему времени и эффективности сотрудников: временная шкала (диаграмма Гранта), графики производительности, сравнение ожиданий и реальности
  • Автоматическое изменение сроков всех задач и подзадач, при сдвиге одной из них
  • Интеграция с сервисами и программами Google Drive, OneDrive, Dropbox, Microsoft Office и другими
  • Приложения для Android, iOS и других платформ
  • Расширение для Google Chrome
  • Интеграция с Active Directory для синхронизации пользователей
  • Масса других дополнительных расширений и свой API
  • Многофакторная авторизация для безопасного входа
  • Бесплатный тестовый период с полным функционалом
  • Согласно отзывам сотрудников о компании Wrike, компания применяет инновационные подходы в области управления проектами для регулярного обновления продукта

Да всего я и не перечислю, всё есть на сайте компании.

100 фишек у систем управления проектами

– Рынок систем управления давно насыщен! Это была хорошая идея 30 лет назад.
– Ха-ха еще одна система управления проектами. Их же уже сотни?
– Команда вроде опытная, а занялись давно просроченной идеей. Вам бы что-то на Блокчейн сделать…Примерно так говорят 9 из 10 инвесторов, когда слышат, что мы делаем еще одну «новую» систему управления проектами с упором на коммуникации. Оставшиеся 10% смотрят на рост пользователей, размер рынка и спрашивают: «А вы сами понимаете, в чем фишка и почему вы растете?»Мы думаем, что понимаем. И также думаем, что понимаем, в чем «фишки» других продуктов, которые продаются на b2b рынке систем управления примерно на $10 млрд в год.

YouGile

image

  • Каждая задача – это чат. Это принципиально меняет процесс внедрения и использования системы.
  • «Зеркальные столбики» позволяют связывать отделы, одному отделу наблюдать, что происходит в другом.
  • Задачи ставятся как на Agile-доски, так и в личный планировщик «Мои задачи». Нет ситуаций, когда задачу некуда занести.
  • «Сводки» – в столбик можно отфильтровать задачи из других досок и проектов. Для связи отделов и формирования мониторинга чего угодно.
  • Структура компании. Создаются отделы и подотделы, указываются должности сотрудников и базовые права в системе. Незаменимо, если в команде больше 20 человек.

Asana

image

  • Все варианты визуализации задач: список, календарь, таймлайн, доски, личный планировщик. Каждый выбирает удобный вариант для себя.
  • Три уровня коммуникаций: в задаче, в проекте и внутри команды.
  • Инструмент Progress позволяет отслеживать состояние каждого проекта.
  • Интеграция с почтой. Можно проверять email-ящик из системы управления проектами. Можно отправлять письма из почты, и они автоматически конвертируются в задачи.
  • В дорогих тарифах очень крутая бизнес-отчетность, удобная и дающая полную картину.

Pyrus

image

  • Много фишек для работы с задачами: «Повторяющиеся», «На контроле», «Отложенные», «Напоминания».
  • Подсчет времени, затраченного каждым сотрудником на все задачи за выбранный период.
  • Автоматизация документооборота. Согласование договоров и платежей, оформление заявок, работа с запросами от клиентов.
  • Синхронизация с любой базой данных и интеграция с CRM.
  • Чат-боты для рутинных задач и интеграции с внутренними системами компании. Например, чат-бот направляет письмо, что оплата согласована, и в 1С автоматически генерируется платежное поручение.

GanttPro

image

  • Диаграмма Гантта – основа этой системы управления проектами. Можно менять уровни задач, выставлять приоритет и зависимости, отслеживать прогресс и «играть» задачами как угодно, перетягивая их на временной шкале.
  • Экспорт диаграмм в PDF, PNG, XLSX или XML.
  • Подсчет стоимости каждой задачи и проекта, подсчет затраченных ресурсов, подсчет времени.
  • Сортировка задач по 17 параметрам: дата создания, исполнитель, приоритет, статус, затраченное время, прогресс, стоимость и прочее.

Wrike

image

  • Готовые шаблоны бизнес-процессов и проектов, например, «Запуск нового продукта». Легко создавать сложные многоуровневые проекты с высокой степенью декомпозиции.
  • Вехи – контрольные точки для отметки важного события или того момента, когда принимается решение по проекту.
  • Контроль версий файлов. Можно редактировать документы Word и Excel прямо в системе, не нужно скачивать их на компьютер и загружать заново.
  • Возможность отправить коллеге автоматический вопрос, как продвигаются дела по задаче.
  • Функция массового изменения задач, удобно когда задач и подзадач очень много.

Trello

image

  • Большое количество ярких фонов и обложек для каждой карточки, радуют глаз.
  • Интуитивно понятный интерфейс и при этом многофункциональность: можно использовать как форум, ежедневник, таск-менеджер, органайзер.
  • Можно давать ссылку на каждую карточку задачи, а также ее email-адрес, чтобы писать комментарии прямо из почты, не заходя в систему.
  • Более 30 расширений, дополнений и интеграций: с почтой Gmail, Dropbox, Google Диск, чатами Slack, картами, календарем, MailChimp, Evernote, Twitter.

Битрикс-24

image

  • Встроенный конструктор лендингов, своя CMS, конструктор email-рассылок.
  • Аудио- и видеозвонки, коллтрекинг, sms-рассылки.
  • CRM-система и интеграция с 1С.
  • Свое облачное хранилище, где можно редактировать файлы и документы прямо в системе.
  • Возможность создавать не только задачи и чаты, но и отдельные группы, куда можно приглашать коллег, общаться и обмениваться файлами.
  • Сквозная аналитика – можно подсчитать, сколько продаж и затрат приносит реклама в Директе, Google Ads, Instagram, Фейсбук, ВКонтакте и в других источниках трафика.

Jira

image

  • Система для разработчиков и тестировщиков. Лучше всего в мире заточена под корпоративные стандарты.
  • Техподдержка может создавать карточки для каждого бага прямо из чата.
  • Можно выбирать подходящие модули: Scrum, Kanban, Basic software development – для отдела разработки. Process management, Project management, Task management – для бизнеса.
  • Есть более 3000 приложений Jira Software, которые позволяют затачивать сервис под индивидуальные нужды каждой команды.
  • Удобный интерфейс, который превращает хаотичный поток задач в упорядоченный бэклог.
  • Можно рассчитать скорость и объем работы команды за спринт (Velocity) и посмотреть, сколько работы планировали, а сколько реально выполнили.

Мегаплан

image

  • Система заточена под CRM, акцент сделан на управлении клиентской базой и продажами.
  • Есть интеграция с 1C, с Фейсбук, с почтой и с телефонией, есть запись звонков.
  • Удобно выставлять счета и проводить документы, выстраивать воронки продаж и обрабатывать заказы.
  • Высокая степень иерархии и вложенности задач: есть подзадачи, вехи, дела и подпроекты.
  • На основе задачи или подзадачи можно автоматически создать письмо и отправить его на email из системы.

Яндекс Трекер

image

  • Организация работы с заявками от клиентов. Можно перенаправить в систему все заявки, которые присылают на почту или оставляют в форме обратной связи.
  • Задачи разных отделов группируются по очередям. В очередях есть гибкая настройка параметров задачи в зависимости от потребностей каждой команды, например спринты для отдела разработки и список навыков соискателя для отдела hr.
  • Дашборды позволяют руководителю собрать в одном месте всю информацию о работе команд и о статусе проекта.
  • Есть учет времени, затраченного на каждую задачу.
  • Шаблоны с описанием типовых задач и перечнем необходимых документов упрощают составление ТЗ для подрядчиков и новых сотрудников.