Google Workspace или Microsoft 365 в 2021 — что лучше выбрать

2020 год был годом сюрпризов, а теперь Google бросил бомбу, объявив о «Google Workspace». Google Workspace — это не просто новое название G Suite. Это полное обновление продуктового предложения компании. После COVID-19 мы увидели, что в предложения Google было внесено множество изменений, призванных упростить работу из дома и повысить производительность. За последние несколько месяцев предложения изменились, и это снова заставило нас задуматься, какое из них лучше для вашего бизнеса — Google Workspace или Microsoft 365?

Как отмечает Хавьер Солторо, руководитель Google Workspace, G Suite и Microsoft 365 предлагают традиционный способ работы из офисных зданий. Но теперь, когда все больше людей предпочитают работать из дома, возникла необходимость в виртуальном рабочем пространстве. Команды виртуального офиса ищут варианты облачного хранилища, а также простые и доступные способы совместной работы и обсуждений. И поэтому мы здесь, чтобы помочь вам выбрать лучший вариант для вашего бизнеса, сравнивая Google Workspace и Microsoft 365.

Сравнение Google Workspace vs Microsoft 365

Google Workspace, ранее известная как G Suite, представляет собой интегрированный набор облачных, безопасных приложений для совместной работы и повышения производительности, которые работают на основе Google AI.

Microsoft 365, ранее известная как Office 365, представляет собой интегрированное решение, которое включает облачное хранилище OneDrive, команды и приложения Office с расширенными параметрами безопасности, доступными в одном месте.

Google Workspace — планы и цены

План Business Plus для Google Workspace — это новый план, предназначенный для малых и средних предприятий, которые ищут более продвинутые возможности, но не нуждаются в предложениях на уровне предприятия. Для команд и отделов, которым нужен Drive, Meet или Docs, но которые также хотят использовать свой текущий календарь и систему электронной почты, можно подписаться на план Essentials (8 долларов США за пользователя в месяц). Крупные компании получат выгоду от административного контроля корпоративного уровня, дополнительных функций повышения производительности и расширенных возможностей обеспечения безопасности и соответствия требованиям.

Microsoft 365 — планы и цены

Ценообразование отличается: на ежегодной и помесячной основе , что делает его немного сложнее. Хотя у них есть много хороших функций, например, 250 участников могут присоединиться к видеовстрече, независимо от того, какой это план.

Вывод: мы будем считать Google Workspace здесь победителем, поскольку бизнес-электронная почта, необходимая для всех предприятий, отсутствует в базовом плане Microsoft 365. Кроме того, в Google Workspace есть опция неограниченного облачного хранилища, которая отсутствует в Microsoft 365. Это ясно показывает, что Google Workspace более подготовлен к использованию в удалённой рабочей среде.

Приложения для повышения производительности

Обработка текста №1: Google Docs против Microsoft Word

Документы Google упростили совместную работу с командами, так как над одним файлом одновременно могут работать несколько человек. В отличие от аналога Microsoft — Microsoft Word, Google Docs не создает множество версий одного и того же документа, а процесс редактирования и рецензирования проще. В Google Workspace также появилась новая функция для Документов Google: теперь при наведении курсора на связанный файл слайдов, откроется встроенное окно. Таким образом открывается файл слайда в том же месте, а также мы можем использовать @mention для отображения контактных данных и предлагаемых действий.

Microsoft Word есть на каждом компьютере, а теперь и в мобильных телефонах, и почти все знакомы с функциями Microsoft Word. Это дает больше контроля над форматированием текста и позиционированием изображений. Он может легко и плавно интегрироваться с другими приложениями Microsoft. У них есть множество настраиваемых шаблонов. Компании могут использовать это для составления отчетов или создания листовок и брошюр.

Вывод: если мы говорим об удаленной работе, компании в настоящее время используют инструменты, с помощью которых они могут сотрудничать, и те, которые доступны в любое время и в любом месте. Google Docs отвечает всем требованиям — пользователи могут не только выбирать, с кем сотрудничать, но также могут предоставлять разные уровни доступности для разных пользователей. Если предприятия планируют интегрироваться с другими приложениями Microsoft или если пользователи ищут возможности обширного форматирования и верстки, то это однозначно Microsoft Word. Кроме того, у Документов Google нет настольной версии, и для редактирования и совместной работы приходится полагаться на Интернет.

Электронные таблицы: Google Таблицы против Microsoft Excel

Google Таблицы позволяют сотрудничать в режиме реального времени, это значит, что множество людей могут работать с одним и тем же файлом одновременно. Работа каждого пользователя отображается разным цветом. Доступ к Google Таблицам можно получить откуда угодно, и все что для этого нужно — это подключение к Интернету. Облачное хранилище вас избавляет от необходимости хранить файл на настольном компьютере или жестком диске. Доступна история редакций, и вам не нужно сохранять все новые версии под новым именем. В Google Таблицах также есть встроенная опция чата, и пользователи могут оставлять комментарии для других.

Microsoft Excel чрезвычайно популярен, поэтому базы знаний обширны. Документы Excel, принадлежащие к более старым версиям Excel, могут некорректно открываться в Google Таблицах. Он также легче интегрируется с другими приложениями Microsoft, такими как Powerpoint и Word, и имеет более 60 шаблонов. Это можно использовать для разных бизнес-целей. Кроме того, в нем есть множество вариантов столбцов, диаграмм и графиков, которые можно использовать для отчетов и презентаций.

Вывод: оба они — отличные инструменты для работы с электронными таблицами, остальное полностью зависит от потребностей бизнеса. Если предприятиям нужны базовые функции и совместная работа в режиме реального времени, то Google Таблицы — лучший инструмент. Даже если у другого пользователя нет доступа к корпоративной рабочей области Google, то все что ему нужно — это учетная запись Google для совместной работы с Google Таблицами. Но с Excel это довольно сложно, и внешний пользователь должен иметь доступ к Microsoft 365 Apps. Если компаниям требуется широкая интеграция с другими приложениями Microsoft, высокопроизводительная аналитика данных и вычислительные функции, то им необходимо перейти на Microsoft Excel.

Презентации: Google Slides против Microsoft PowerPoint

Google Slides легко доступен, поскольку все, что ему нужно — это подключение к Интернету и учетная запись Google для запуска. При работе в сети данные автоматически сохраняются на Google Диск. Совместная работа в реальном времени осуществляется легко: команды могут общаться, комментировать и редактировать презентации одновременно. Доступ к функциям анимации и переходов ограничен.

Microsoft Powerpoint разработан для работы на ПК. Его автономная версия имеет множество функций и классную анимацию, которая помогает создавать сложные презентации. Но в Powerpoint Online эти расширенные функции отсутствуют. Совместная работа возможна в версиях Powerpoint 2010 и более поздних версий, но она не такая гладкая, как в Google Slides. В нем есть огромная галерея готовых к использованию шаблонов, которые можно использовать для различных бизнес-целей, таких как маркетинговые планы, отчеты или приглашения на мероприятия. Есть много возможностей встраивать или создавать визуальный контент в Powerpoint.

Вывод: оба этих приложения имеют свои уникальные преимущества. Если предприятия ищут продвинутые презентации с классной анимацией и обширными функциями, то презентация Powerpoint — хороший выбор. Но если предприятиям требуется простая совместная работа с базовыми функциями, чтобы файлы были доступны в любое время и в любом месте, тогда Google Slides — это инструмент №1.

Деловая электронная почта: Gmail против Microsoft Outlook

Деловая почта Google Workspace — это тот же Gmail, самый популярный онлайн-инструмент для отправки и получения электронных писем. У пользователей базового плана есть 30 ГБ хранилища для Диска и Gmail вместе взятых. Пользователи могут отправлять только файлы размером менее 25 МБ, но они также могут прикреплять ссылки на Диск, не принимая во внимание ограничение на размер. Существует ограничение на отправку 2000 писем, и в день можно получать 86400 писем.

Деловая электронная почта для Microsoft 365 — это Microsoft Outlook. Деловая почта размещается в почтовом ящике объемом 50 ГБ. 5000 писем можно отправлять в день. У них есть автономный доступ к учетным записям электронной почты. Доступны параметры сортировки, чтобы легко находить электронные письма по дате, размеру или имени отправителя. Он также может легко сотрудничать с другими приложениями Microsoft.

Вывод: Gmail является победителем, когда речь идет об использовании инструментов для экономии времени и повышения производительности, но в случае крупных компаний, где необходимо управлять календарями или почтовыми ящиками других людей, Outlook — лучший вариант. Также в Outlook доступны инструменты для записи на прием, которых нет в Gmail. Но в Gmail более удобный интерфейс. Кроме того, неограниченное хранилище недоступно для любых планов Microsoft 365.

Видеоконференцсвязь: Google Meet против Microsoft Teams

Google Meet ранее назывался Google Hangouts Meet. Google Meets легко интегрируется с Google Workspace. Таким образом, можно легко настроить встречи при использовании других инструментов Google. В последнем обновлении значок Google Meet появляется в самом Gmail, поэтому нет необходимости менять приложения для совершения звонка. С помощью Google Meet компании могут поддерживать до 250 участников и до 100000 зрителей. Звонки также можно настроить через Календарь Google. Конференции Meet или материалы, которыми вы поделились во время разговора, можно записать и сохранить на Google Диске.

Microsoft Teams допускает 250 участников независимо от плана. Как и Google Meets, Microsoft Teams также можно интегрировать с приложениями Microsoft 365. Пользователи могут совместно использовать экраны для трансляции демонстраций или видео в реальном времени. Документы можно загружать с помощью функции чата Teams. Команды позволяют пользователю создать комнату обсуждения, а встречи зашифрованы, так что незваные гости не могут вмешаться и сорвать встречу.

Вывод: при планировании совместной работы и видеоконференций Google Meets намного проще в использовании, чем Microsoft Teams. Легче планировать встречи и отправлять ссылки пользователям, у которых нет учетной записи Google. Если пользователи учетной записи Google принимают ссылку на встречу, она автоматически добавляется в их Календарь. В Microsoft Teams, чтобы добавить функцию вызова, у пользователя должна быть подписка на Microsoft 365. Стоимость, необходимая для использования Microsoft Teams, как части Microsoft 365, намного выше, чем для Google Teams, как части Google Workspace с более или менее такими же возможностями.

Возможности совместной работы

Google Workspace позволяет легко сотрудничать в режиме реального времени. Будь то работа с одним документом, листом или слайдом Google, несколько пользователей могут работать одновременно. Легко добавить других пользователей или отправить им ссылку по электронной почте. Редактирование файлов происходит в режиме реального времени. Таким образом, команда получает информацию о том, какие изменения были внесены, кем и в какое время.

Люди и компании во всем мире широко используют Microsoft 365. Когда документ отправляется другим пользователям, шансы, что документ будет совместим с Microsoft Apps, выше. Кроме того, поскольку Microsoft Word, Excel и Powerpoint предлагают расширенные функции по сравнению с приложениями Google Workspace, это лучший вариант, если кто-то хочет создавать более совершенные документы.

Вывод: у Google Workspace, как и у Microsoft 365, есть свои плюсы и минусы. Нужно выбрать лучший инструмент, исходя из потребностей своего бизнеса. Для расширенных функций и возможностей Microsoft 365 — лучший вариант. С другой стороны, для удобства совместной работы и базовых функций Google Workspace — лучший вариант.

Сторонние интеграции

Компании могут легко интегрировать сторонние приложения в Google Workspace, чтобы повысить эффективность команд. Google Workspace Marketplace предлагает более 750 сторонних приложений, которые помогают пользователям повысить свою продуктивность с помощью Google. Приложения относятся к таким категориям, как CRM, Управление проектами, Администрирование домена и т. д. Например, интеграция Google Workspace с TeamWave CRM позволяет пользователям легко синхронизировать события, вехи, контакты и файлы с такими платформами Google, как Google Calendar, Google Drive, Gmail. и т.п.

Microsoft 365 имеет встроенные приложения Power Apps, которые позволяют пользователям создавать, настраивать и публиковать приложения, такие как чат-боты для автоматизации рабочего процесса. Но в Microsoft 365 нет очень популярных приложений для повышения производительности. Одна из основных причин заключается в том, что разработчики считают Google более удобным для пользователя и менее ограничивающим с точки зрения политик приложений по сравнению с Microsoft.

Вывод: сторонние интеграции могут вывести бизнес на совершенно новый уровень за счет повышения производительности труда сотрудников. Интеграция поможет улучшить сотрудничество и прозрачность между предприятиями и их сотрудниками. Таким образом, Google Workspace является здесь явным победителем, поскольку Microsoft 365 все еще нужно активизировать этот отдел и предложить больше интеграций, отвечающих различным потребностям бизнеса.

Простота использования

Google Workspace имеет простую панель управления администратора, что помогает пользователям легко добавлять членов своей команды для совместной работы над Google Apps. Одним из преимуществ является то, что документ автоматически сохраняется на Google Диске, даже если пользователь не назвал файл. Таким образом, документы всегда актуальны.

Приложения Microsoft 365, такие как Word, Excel и Powerpoint, более знакомы и широко используются. Одним из недостатков является то, что он имеет множество функций, которые могут сбивать с толку и подавлять тех, кому требуются только базовые функции.

Каков наш окончательный вердикт — Google Workspace или Microsoft 365

Лично мы неравнодушны к Google Workspace и считаем его лучшим выбором для малого бизнеса по следующим причинам:

• Вы можете создавать документы Google, а также документы MS, работая с Google Workspace, тогда как это невозможно с помощью Microsoft 365. Этот пункт подходит для документов базового уровня, потому что когда функциональность увеличивается, совместимость между документами Google и аналогами Microsoft будет меньше.
• В настоящее время, когда «удаленная работа» стала новой нормой, нет ничего лучше, чем Google Workspace, который обеспечивает лучшую совместную работу в реальном времени . Будь то управление доступом к просмотру или редактированию для членов команды или одновременная работа над документом, это происходит с помощью нескольких щелчков мышью в Google Workspace.
• Облако хранения в более высоких планах Google Workspace дает ему дополнительное преимущество над Microsoft 365. Премиум-план Google Workspace имеет даже неограниченное облачное хранилище.
• Простой в использовании интерфейс и доступность всех служб Google в одном месте позволяет легко переключаться с одного приложения Google на другой. Это невозможно в версиях Microsoft Desktop.
• Для предприятий, которые используют несколько устройств и операционных систем, Google Workspace является оптимальным выбором.
• Компании могут повысить свою продуктивность и масштабировать бизнес за счет интеграции таких инструментов Google, как Gmail и Google Drive, с системами управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и инструментами управления проектами.

Microsoft 365 — хороший выбор для компаний, которые много работают над настольными версиями, а если предприятиям нужны расширенные функции, то Microsoft 365 более многофункциональна, чем Google Apps.